Бизнес-процессы часто обсуждаются в современной среде. В основном этот термин используют при обсуждении автоматизации и оптимизации бизнеса. И тем не менее, правильно используют и применяют этот термин немногие.
В чем разница между бизнес-процессом и функцией сотрудника? В чем важность описания бизнес-процессов для организации?
Бизнес-процесс – это, в первую очередь, логическая последовательность действий человека (или коллектива людей). Цель его описания – это анализ и соответствующая регламентация его действий.
Здесь следует учитывать, что бизнес-процессы относятся в первую очередь к людям. Действия, выполняемые программой или автоматической системой, являются технологическим процессом. Они описываются другими методами.
Понятие бизнес-процесса необязательно относится именно к коммерческим организациям. Оно может описывать вообще любую процедуру, в которой участвуют люди, от организации званого ужина до вызова спецслужб. Во всех случаях, где люди совместно действуют для достижения результата, уместно использование термина бизнес-процесса.
Помимо понятия бизнес-процесса, нужно понимать также и определение описания бизнес-процесса. Описание бизнес-процесса – это описание последовательности деятельности сотрудников при выполнении определенных действий с целью их анализа, регламентирования и оптимизации.
Бизнес-процесс и его описание не могут существовать по отдельности. Бизнес-процесс появляется в процессе его описания. Важное условия для описания – все действия в нем должны быть логичными, последовательными и завершать поставленную цель.
При этом всегда следует учитывать, что невозможно описать бизнес-процесс, полностью соответствующий реальности. Всегда имеют место некоторые допущения и условности. Помимо этого после описания бизнес-процесса всегда можно найти возможность для его оптимизации. Но не следует слишком этим увлекаться – обязательно нужно вносить корректировки с учетом человеческого фактора и попросту финансовых возможностей компании. Любое изменение в бизнес-процессах требует определенных затрат.
Зачем же описывать бизнес-процессы? В первую очередь моделирование бизнес-процесса обеспечивает наглядность сложной информации по функционированию большой организации. Она позволяет проще рассмотреть возможные проблемные места в существующей схеме, устранить недоработки еще на стадии планирования и оценить все варианты решения заранее. Лучше всего это видно на примере руководителей предприятий с несколькими разными по профилю отделениями. Редкий руководитель может профессионально оценивать действия бухгалтерии, отдела кадров, склада, технического отдела и прочих одновременно. Именно здесь и пригождается моделирование бизнес-процесса. Оно позволяет наглядно, в графическом и текстовом виде понять руководству, какая работа происходит на каждом из этапов и как ее можно оптимизировать. При этом обладать высокой квалификацией того или иного профиля не обязательно. Конечно, некоторые нюансы и тонкости попадают под информационные потери, однако для общего понимания работы и принятия решений они несущественны.
В описании бизнес-процессов следует придерживаться некоторых правил. Не нужно думать, что любое описание действий сотрудника на рабочем месте является описанием бизнес-процесса. Перечень действий можно назвать бизнес-процессом в том случае, если он обладает следующими свойствами:
- Завершенность. Главное требование к бизнес-процессу – он должен отвечать на поставленный вопрос, а значит описывать все действия от начала и до получения необходимого результата.
- Лаконичность. Излишне перегруженное информацией описание бизнес-процесса противоречит его главной функции – облегчению восприятия информации. Описание бизнес-процесса должно быть простым, понятным и доступным для быстрого восприятия.
- Использование общепринятых обозначений в случае графического описания. Все также относится к упрощению понимания. Авторские значки и изображения потребуют дополнительной «легенды» к описанию, что негативно скажется на его информативности. Существуют определенные стандарты готовых нотаций, которые рекомендуется использовать.
- Необходимо учитывать всех участников бизнес-процесса. Любой бизнес-процесс – это взаимодействие нескольких людей, и все они должны быть явно и четко указаны, без использования сносок, сокращений и оставлений «за скобками».
Все остальное обычно оставляется на усмотрение бизнес-консультанта, подготавливающего описание. Как уже было не единожды сказано, главное – создать понятный и информативный документ.